Hinweise für Probleme in der Büroorganisation sind oft auf den ersten Blick zu erkennen: Wenn sich auf dem Schreibtisch und allen anderen Ablageflächen Unterlagen von Wochen und Monaten stapeln, die längst mal hätten sortiert und abgelegt oder aber entsorgt werden müssen, wenn Schränke und Regale vollgestopft sind, mit zum Teil uralten und unvollständig beschrifteten Ordnern, dann sind das eindeutige Zeichen, dass hier dringend etwas getan werden muss!

Aber selbst wenn oberflächlich betrachtet alles ordentlich aussieht, kann eine Optimierung der Arbeitsabläufe, der Ablagestrukturen und des Dokumenten- und Informationsflusses helfen, Zeit, Platz und Material zu sparen und den Mitarbeitern mehr Überblick zu verschaffen.

Eindeutige Indizien für einen umgehenden Handlungsbedarf sind z.B. versäumte Fristen, unauffindbare Belege, Verzug bei der Berechnung von Leistungen und verspätete Reaktionen auf Kundenanfragen.

Die Ursachen für Probleme in der Büroorganisation können in ganz unterschiedlichen Bereichen zu finden sein. Oft ist einem selbst gar nicht so richtig klar, wo der »Fehler im System« steckt: Hapert es an der allgemeinen Ablagestruktur, an der eigenen Disziplin, der Selbstorganisation? Entspricht die über Jahre oder Jahrzehnte gewachsene Personalstruktur noch den aktuellen Anforderungen? Knirscht es im Getriebe beim Workflow oder mangelt es vielleicht einfach an einer klaren internen Kommunikation? - Fehlen einfach nur das richtige Handwerkszeug und die passenden Techniken oder hat man »betriebsblind« das eigentliche Ziel aus den Augen verloren?